Thiết lập POS kiểm soát quá trình hoàn trả nên như thế nào?

Đăng nhập

Một phần đáng kể của sự gián đoạn gặp phải trong lĩnh vực này phát sinh từ việc thiếu tiêu chuẩn hóa quy trình này. Tiêu đề quản lý quy trình hoàn trả tạo ra chi phí hoạt động lớn hơn tưởng tượng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mà việc bán hàng, thu tiền và quản lý tiền mặt phải được giám sát đồng thời, do thực tế là việc hoàn trả được thực hiện không liên quan đến doanh số bán hàng và cân bằng tài chính chứng khoán bị gián đoạn. Về mặt quản lý quy trình trả lại hàng, việc thiết lập phù hợp đồng thời tạo ra hiệu ứng đòn bẩy để tăng tốc độ trả lại hàng, duy trì độ chính xác của hàng tồn kho và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Sẽ là không đầy đủ nếu chỉ xem xét vấn đề về mặt tốc độ; độ chính xác, khả năng hiển thị và khả năng bảo trì đều quan trọng như nhau. Chủ đề này đặc biệt nổi bật trong các quy trình đối chiếu biên nhận, truy xuất hàng tồn kho và giao dịch điều chỉnh tài chính. Kể từ năm 2026, các nhà quản lý sẽ không còn chỉ quan tâm đến cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà còn quan tâm đến việc dữ liệu tương tự được phản ánh nhanh chóng và rõ ràng như thế nào trên màn hình bán hàng, hàng tồn kho, hiện tại và báo cáo.

Quản lý quy trình hoàn trả phản ánh tình hình tài chính như thế nào?

Khi cấu trúc chính xác không được thiết lập trong quy trình quản lý quy trình trả lại hàng, việc tăng tốc độ trả lại hàng, duy trì độ chính xác của hàng tồn kho và cải thiện trải nghiệm của khách hàng đồng thời bị suy yếu. Kết quả thường là các quyết định bị trì hoãn, các màn hình không nhất quán và sự phụ thuộc của nhân viên.

Sổ sách kế toán không còn chỉ là việc lưu giữ hồ sơ nữa; Đây là một hệ thống kiểm soát trong đó các quyết định về thu tiền, dòng tiền và bán hàng có thể được đọc ngay lập tức. Vì vậy, cần tiếp cận vấn đề như một tiêu chuẩn kinh doanh chứ không chỉ là một tính năng phần mềm.

Những tín hiệu mà ban quản lý cần nhận biết

• Số dư hiện tại và tiền mặt không khớp nhau
• Kế hoạch thu thập được để lại cho cá nhân theo dõi
• Báo cáo quản trị không cập nhật tại thời điểm ra quyết định

Làm cách nào để thiết lập hoạt động tài chính một luồng?

Các doanh nghiệp hoạt động tốt coi lĩnh vực này như một luồng từ đầu đến cuối chứ không phải một mô-đun duy nhất. Bước đầu tiên là làm rõ các màn hình, vai trò của người dùng và các bước phê duyệt liên quan đến quản lý quy trình trả lại hàng. Quy trình được cải thiện vĩnh viễn khi xác định rõ ai tạo ra và kiểm soát dữ liệu nào ở phía bán hàng, kế toán, kho bãi và quản lý.

Bước thứ hai là đơn giản hóa các quy tắc kinh doanh. Đặc biệt trong các quy trình đối chiếu biên nhận, truy xuất hàng tồn kho và giao dịch điều chỉnh tài chính, bộ dữ liệu bắt buộc, điền trường tự động, quản lý ngoại lệ và kết nối báo cáo phải được mô tả cùng nhau. Mặt khác, ngay cả phần mềm tốt cũng không thể tự khắc phục được hoạt động lộn xộn.

###Kế hoạch quản lý 3 bước

1. Thu thập các giao dịch bán hàng, thu hộ, thanh toán trên cùng một mô hình dữ liệu
2. Kết nối màn hình hiện tại, tiền mặt và ngân hàng với nhịp điệu làm việc hàng ngày
3. Chạy bảng quyết định với dữ liệu cập nhật mà không cần chờ đóng sổ kế toán

##Các chỉ số mà ban lãnh đạo cần theo dõi thường xuyên

Để tạo dựng niềm tin từ phía quản lý, bộ thước đo phải đơn giản, thường xuyên và có thể lặp lại. Khi theo dõi cùng nhau thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, số hồ sơ chậm và tỷ lệ rơi vào báo cáo, phía quản lý sẽ nhìn thấy bức tranh thực tế.

Sai lầm phổ biến nhất là gác lại hồ sơ tài chính trong khi đẩy nhanh việc bán hàng và để sai lầm đến cuối tháng. Khi quá trình hoàn thiện, người quản lý sử dụng dữ liệu này không chỉ để đọc quá khứ; Nó nên được sử dụng để đưa ra các quyết định mua hàng, định giá, chiến dịch, kế hoạch nhân sự và quản lý tiền mặt chính xác hơn.

KPI cần theo dõi

• Số tiền phải thu quá hạn
• Dòng tiền ròng hàng ngày
• Thời gian quay vòng từ bán hàng đến thu tiền

Làm cách nào để đơn giản hóa dòng tài chính với Los Pos?

Los Pos không coi tiêu đề này là thuộc tính hiển thị độc lập; Nó kết hợp các mô-đun POS, kế toán, kho, hiện tại, sản xuất và báo cáo trong cùng một luồng dữ liệu. Do đó, mọi hành động được thực hiện liên quan đến quản lý quy trình hoàn trả đều được phản ánh trong phần còn lại của hoạt động kinh doanh mà không bị chậm trễ.

Đặc biệt khi mô-đun Hiện tại, Màn hình tiền mặt và ngân hàng, Hồ sơ thu-thanh toán và báo cáo Tài chính được sử dụng cùng nhau, các nhóm sẽ làm việc với dữ liệu sạch hơn trong cùng một ngày. Kết quả là, hoạt động được tăng tốc, khả năng hiển thị của quản lý tăng lên và lợi ích của việc đầu tư vào phần mềm được cảm nhận rõ ràng trong hoạt động hàng ngày.

Các mô-đun có thể được triển khai ở phía Los Pos

• Mô-đun hiện tại
• Màn hình két sắt và ngân hàng
• Hồ sơ thu - chi
• Báo cáo tài chính

Mục tiêu chính của phương pháp Los Pos là thu thập các quy trình phân mảnh trên một màn hình duy nhất và cho phép người quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn và an toàn hơn.

---